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Demos et formations

Cette page contient les réponses aux questions les plus couramment posées concernant self-mail, ainsi que des conseils et astuces. Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans cette page, vous pouvez consulter le forum de dicussion et y poser des questions.

Symptôme

Après l'installation, je ne peux ajouter de médecins, de patients.

Solutions

1. Lors de l'installation, vous avez copié deux répertoires du CD-Rom vers le disque dûr. Ces répertoires ont été placés en lecture seule (read-only). Pour y autoriser l'accès, vous devez, sous l'explorateur windows, sélectionner ces répertoires, cliquer avec le bouton droit de la souris, choisir " Propriétés " et décocher la case " Lecture seule " (Read Only).

2. Les fichiers ont été copiés sur un disque réseau, mais vous n'avez pas d'accès en écriture au répertoire concerné. Demandez à l'administrateur du réseau de vous les accorder.

Symptôme

Lors de la confirmation d'un document en Word, il me demande d'imprimer x copies. J'aimerais modifier la valeur par défaut du nombre de copies à imprimer.

Solution

Ouvrez (en word) le modèle de document "lettre type vierge.dot". Puis faites Fichier/Propriétés et cliquez sur l'onglet " personnalisation ". Il y a un champs NbreExemplairesAImprimer dont vous pouvez modifier la valeur.

Symptôme

Lors de l'envoi d'un document en Word, j'ai une erreur d'exécution.

Solution

1. Vérifiez que MS-Word 2000 fonctionne correctement,

2. Vérifiez que le nom et le prénom du patient et des destinataires sont bien remplis,

3. Vérifiez que les répertoires où les documents doivent être stoqués sont corrects (cliquer sur le "?" puis sur paramètres, n'hésitez pas à déplacer les fenêtres pour éditer),

4. Vérifiez que les répertoires mentionnés plus haut existent et que vous pouvez y écrire des données,

5. Vérifiez dans le modèle "lettre type vierge.dot" que vous n'avez pas supprimé de signets (les signets nécessaires sont repris dans le chapitre III du manuel),

6. Ce problème peut se produire si le fichier "lettre type vierge.dot" a été enregistré au format Word '97. Réenregistrez-le au format Word 2000.

Symptôme

Lors de l'envoi d'un document en Word, j'ai un message d'avertissement concernant l'exécution de macros

Solution

Par défaut, Word n'autorise pas l'exécution des macros. Pour pouvoir exécuter les macros présentes dans les documents, choisissez Outils/Macros/Sécurité… et sélectionnez le niveau de sécurité bas.

Symptôme

Lors de la génération de courrier en office XP, il se plante en ouvrant la lettre type (au 2e envoi)

Solution

Ce problème est apparemment causé par Norton anti-virus. Utilisez McAfee ou désinstallez Norton anti-virus (le désactiver ne suffit pas).


Conseils et astuces

Si ce programme a été mal installé à l'origine, le réinstaller ne suffira pas à résoudre tous les problèmes (à moins que vous ne perdiez les données/documents déjà encodés). Aussi est-il important de bien installer ce programme dès le début, en prenant en compte les extensions futures. En cas de doute, n'hésitez surtout pas à nous contacter, les conseils sont gratuits et peuvent éviter bien des désagréments.

Réseau

Si vous ne disposez pas d'un réseau mais compter en utiliser un un jour (ne fut-ce qu'avec un portable), prévoyez-le dès le début en suivant la procédure d'installation réseau ; sans quoi, lors du passage en réseau, tous vos documents devront être adaptés.

Orthographe des noms propres

Lorsque vous modifiez le nom ou le prénom d'un patient ou d'un médecin, tous les documents relatifs ou envoyés à cette personne ne sont plus accessibles par l'historique de Self-Mail. Veillez à bien orthographier les noms propres dès le début.

Modèles de documents et documents générés

Les modèles de documents comportent des signets et des macros nécessaire au bon fonctionnement du programme. Toute modification de ces modèles se fait à vos risques et périls.

Tous les documents générés comportent des signets. Lors de la consultation de documents en Self-Mail, le texte affiché est celui présent entre deux signets du document Word. Cela signifie que si vous enlevez un signet ou supprimez le fichier Word, vous perdez irrémédiablement le contenu du courrier concerné.

Sauvegardez vos données et documents

Personne n'est à l'abri d'un crash de disque dur ou de coupures de courant. N'hésitez pas à copier les données régulièrement sur un autre disque ou sur CD.